Wszelkie dane osobowe w tym również klientów czy kontrahentów przechowujemy zgodnie z art. 5 ust. 1 lit e RODO. W wymienionym artykule możemy przeczytać, iż dane osobowe „przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane (…) „. Z zacytowanego fragmentu artykułu możemy wywodzić, że okres retencji danych osobowych a zatem również klientów oraz kontrahentów jest zależny od celów w których zgromadzimy dane. Mając na uwadze, iż w tym przypadku dane gromadzimy w związku z zawartą umową (niezależnie od formy umowy), to obligatoryjny czas retencji określa nam art. 70 § 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Powyższa ustawa narzuca obowiązek przechowywania danych do przedawnienia zobowiązań podatkowych które następuje po okresie 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego w którym upłyną termin płatności podatku.

Okres ten może zostać wydłużony w przypadku przetwarzanie danych w celu dochodzenia roszczeń (w rozumieniu Kodeksu cywilnego), jednak musimy pamiętać, iż również w tym przypadku dane przechowujemy tylko do momentu przedawnienia roszczenia.

Wyjątek (zgodnie z art. 5 ust. 1 lit e RODO) stanowią dane gromadzone wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, z zastrzeżeniem, że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy RODO.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że po ustaniu prawnie uzasadnionych celów przetwarzania w większości przypadków dane należy usunąć po okresie 5 lat od końca roku kalendarzowego w którym upłyną termin płatności podatku od towaru czy usługi której dane dotyczą.

Pamiętajmy, iż w przypadku gdy nasz system informatyczny nie pozwala usunąć rekordu z klientem czy kontrahentem, należy go nadpisać jakimś ciągiem znaków.