Przedłożenie przez pracownika orzeczenia o niepełnosprawności, stwarza mu możliwość skorzystania z szeregu uprawnień, przewidzianych przepisami prawa, np. dodatkowego urlopu wypoczynkowego. Również po stronie pracodawcy, z tytułu zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, pojawiają się pewne uprawnienia, a także obowiązki. Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r. nie wskazuje wprost, czy i w jakiej części akt osobowych, można przechowywać orzeczenie o niepełnosprawności pracownika, niemniej wskazuje, że katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest zamknięty i właściwym jest przechowywanie wszelakich dokumentów, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy lub inne przepisy. W analizowanej sytuacji, takie podstawy prawne istnieją. Mowa tutaj o art. 22¹ § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, który stanowi, że pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie/pracownika podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku, wynikającego z przepisu prawa. Oczywistym jest, że bez potwierdzenia niepełnosprawności pracownika, pracodawca nie będzie mógł umożliwić mu skorzystania z przewidzianych ulg i uprawnień. Co więcej podstawę do przetwarzania danych, zawartych w orzeczeniu przedstawionym przez pracownika, znajdziemy w art. 2 b ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych z dnia 27 sierpnia 1997 r. Przepis ten stanowi, że w związku z realizacją uprawnień, przysługujących pracownikowi z tytułu niepełnosprawności, pracodawca może przetwarzać dane dotyczące jego stanu zdrowia, w tym informacje o niepełnosprawności. W związku z powyższym, za właściwe należy uznać przechowywanie kopi orzeczenia o niepełnosprawności pracownika w części B jego akt osobowych. Należy jednak zawsze mieć na uwadze, że zgodnie z art. 2b ust. 2 powyżej przywołanej ustawy, przedstawienie pracodawcy dokumentów, potwierdzających dane osobowe o stanie zdrowia, pozostaje dobrowolne.